rethink!meeting
change your (meeting) culture

rethink!meeting wurde gemeinsam mit Unternehmen entwickelt. Die Idee entstand aus nachfolgenden Beobachtungen:

1. Weshalb investieren wir als Unternehmen 40-70% unserer Zeit in etwas und wissen so wenig darüber?
2. Weshalb investieren wir als Unternehmen 40-70% unserer Zeit in etwas und beschäftigen uns auf der Managementebene nicht damit?
3. Könnte es sein, dass wir unser Investment von 40-70% unserer Zeit besser/ wirksamer nutzen können?
4. Könnte es sein, dass wir ohne eine Änderung unserer Meeting Kultur unsere Kultur nie nachhaltig verändern werden können?
5. Könnte es sein, dass Meetings, die beste, wirksamste, kostengünstigste und am besten integrierte Change Plattform ist, die Unternehmen nutzen können?

rethink!meeting stiftet aktuell Unternehmen Nutzen auf 4 Ebenen.

Ebene 1: change your (meeting) culture

Führungskräfte und Mitarbeiter verbringen 40-70% Ihrer Zeit in Meetings. Warum nutzen wir diese Zeit nicht für die kulturelle Weiterentwicklung unserer Unternehmen?

Unternehmen werden Ihre Kultur weiter entwickeln müssen. Viele müssen schneller, schlanker werden, einige müssen neue Geschäftsmodelle entwickeln und implementieren. Für viele wird das Wettbewerbsumfeld anspruchsvoller, dynamischer. Unternehmen müssen sich schneller von innen heraus entwickeln/ erneuern.

Wir werden nicht mehr die Zeit haben, immer etwas zusätzliches zu tun (z. B. zusätzliche Workshops, Townhalls usw.). Wir werden Wege finden müssen, jene Elemente in unseren Unternehmen zu nutzen, die wir ohnehin haben – «eh da Elemente».

Stellen Sie sich vor, uns würde das gelingen. Beispiel:

10.000 Mitarbeiter, davon

50% das ganze Jahr in Meetings, dh. jeder zweite Mitarbeiter arbeitet vom 01. Januar bis 31. Dezember jeden Tag von 08.00 Uhr in der Früh bis 17.00 Uhr am abend ausschliesslich in diesen Formaten.

Welche Wirkungen könnten wir erzielen?

1. Wir könnten 5.000 Change Agents für unsere Veränderung gewinnen – ohne zusätzlichen Aufwand. Mit welchem anderen Format wäre das möglich?
2. Wir könnten Zeiten und Ressourcen für Menschen und Unternehmen zurück gewinnen. Zeit und Ressourcen, die wir dringend für neue Projekte benötigen.

Welche Möglichkeiten/ welchen Nutzen bietet Ihnen rethink!meeting?

1. Das Unternehmen/ die Division/ die organisatorische Einheit legt fest, welche Entwicklung für sie in der nächste Phase wichtig ist. Dh. was erreicht werden soll/ worüber ein Nachdenkprozess angestossen werden soll, ist frei definierbar.
2. Diese angestrebte Entwicklung wird in rethink!meeting in Feedback-/ Reflektionsfragen abgebildet. Dabei bietet rethink!meeting drei Möglichkeiten:
   1. Impulse/ Feeldbackfragen, die für das gesamte Unternehmen gelten
      Das Unternehmen erhält die Möglichkeit, den gemeinsamen kulturellen Kern zu festigen/ weiter zu entwickeln.
   2. Feedfragen, die der Meetingleiter aus einem vorformulierten Set an Feedbackfragen frei wählen kann, je nachdem welchen Impuls er dieser Gruppe in diesem Meeting geben möchte. Die Vorformulierung gibt dem Unternehmen die Möglichkeit der Auswertung und Mustererkennung.
   3. Feedbackfragen, die der Meetingleiter frei formuliert, je nach Gruppe, Meetingzielen und Situation mit der Möglichkeit von Freitextantworten.
3. Was kann man lernen?
   1. Man lernt etwas über die Feedbackkraft = Voraussetzung für die innere Entwicklung einer Gruppe/ einer Einheit/ eines Unternehmens
   2. Man lernt etwas über das kulturelle Muster eines Meetings bzw. einer Serie von Meetings
   3. Man lernt etwas über das kulturelle Muster einer Einheit/ eines Unternehmens
   4. Man bringt Kultur zum Sprechen (ein emergenter Faktor wird sichtbar, the system talks).
   5. Man bietet auch weniger kultur-/verhaltensaffinen und/ oder jüngeren Mitarbeitern eine herausragende Plattform über die Verhaltensdimension ein Team besser zum Funktionieren zu bekommen/ eine Entwicklung anzustossen.
4. Hinweis:
   1. Es handelt sich dabei nicht um ein Feedback einer Gruppe gegenüber einem Meetingleiter, sondern die Gruppe gibt immer Feedback über sich selbst.

Ebene 2: Wirksam steuern, die Kraft von Gesamtsichten

Für das Unternehmen und seine Führungskräfte ist es wichtig, Muster zu erkennen. Nur auf der Grundlage dieser Muster können Führungskräfte wirksame Entscheidungen treffen.

Aktuell wissen viele Unternehmen wenig über Meetings aus Sicht des Unternehmens, z. B. wie viele Meetings haben wir? Welche Meetingtypen haben wir? Wie viel Ressourcen investieren wir tatsächlich in unsere Meetings? Nimmt dieses Investment zu oder aber? …

Das Wissen über Meetings aus Corporate Sicht stimmt damit nicht mit der Bedeutung des Investments überein (40-70% der Arbeitszeit von Mitarbeitern und Führungskräften).

rethink!meeting bietet Unternehmen die Möglichkeit, sich unterschiedliche Verdichtungen/ Gesamtsichten/ Konsolidierungen zu erstellen und damit wirksame Reflektionen und Entscheidungsgrundlagen zu schaffen.

Ebene 3: Entlastung für Ihre Meetings

Meetings sind Formate, die für bestimmte Aufgabentypen entwickelt wurden. In Praxis zeigt sich jedoch, dass Meetings sehr häufig unterfordert, aber teilweise auch überfordert werden.

Eine Unterforderung = Abwertung von Meetings tritt ein, wenn in Meetings überwiegend reine Informationspunkte behandelt werden. Die Teilnehmer gewinnen oft den Eindruck der Zeitverschwendung. Das Meeting wird als «wertlos» empfunden. Auch kulturell stellen diese Meetings eine grosse Herausforderung dar.

Eine Überforderung von Meetings ist dann der Fall, wenn das Meeting (= sternförmige Kommunikationsstruktur) mit der Komplexität der Gruppe oder der Aufgabenstellung überfordert wird.

Auch diese Erscheinung kennt jede Führungskraft und jeder Mitarbeiter, z. B. Meetings mit mehr als 8 Teilnehmern, Meetings mit offenen Fragenstellungen, deren Lösung den Einbezug vieler Perspektiven erfordert.

rethink!meeting gibt Führungskräften ein Feedback zu Ihren Tagesordnungen. Ziel ist es, Meetings von jenen Punkten zu entlasten, die evtl. auch anders (einfacher) gelöst werden können und die wertvolle (teure) Meetingzeit auf jene Punkte zu konzentrieren bei denen das Format des Meetings auch wirklich erforderlich ist.

Ebene 4: Be effective and efficient

Aus Managementsicht liegt das Ziel dieser Ebene darin, die Tagesordnung wieder populärer und wirksamer zu machen. Hintergrund ist die Erfahrung/ Beobachtung, dass es heute in vielen Unternehmen viele Meetings ohne Tagesordnungen gibt bzw. mit Tagesordnungen, die kaum steuern.

Dabei gilt es zu beachten:

1. Tagesordnungen sind ein wichtiges Managementwerkzeug. Mit und durch die Tagesordnung bringt der Meetingleiter seine Erwartungshaltung zum Ausdruck. Er steuert mit der Tagesordnung den Vorbereitungsprozess und erreicht damit im Meeting Effektivität und Effizienz.
2. «Meeting» wird dabei als pars pro toto für Kommunikationsformate mit sternförmigen Kommunikationsstrukturen verwendet. In der Regel sind das Kleingruppen, die bestimmte Aufgaben zu erledigen haben. In der Praxis können das auch Workshops, Managementkonferenzen usw. sein. Immer wenn es darum geht, gemeinsam mit anderen Menschen etwas zu erreichen.
   Ob auch ein Treffen zu zweit, ein Meeting ist, kann das Unternehmen entscheiden und festlegen.
   Jedenfalls gibt es auch Meetings ohne Tagesordnung und ohne Protokoll, z. B. wichtige Personalgespräche. Diese können in rethink! entsprechend markiert und gehandhabt werden.

Aus Mitarbeitersicht geht es bei dieser Ebene um Effizienz:

1. Wie werden heute Tagesordnungen erstellt?
   1. Terminorganisation in Outlook
   2. Erstellung der Tagesordnung in Word oder Excel
      Word: Zeiten werden händisch gerechnet, aufwändig, fehleranfällig bei Verände-rungen der Tagesordnung.
   3. Nicht verknüpft = jede Aktualisierung muss händisch erfolgen.
2. Welche Möglichkeiten/ welchen Nutzen stiftet rethink!meeting?
   1. Ein integrierter Workflow
   2. Integriert = in Outlook integriert = die Organisation des Termins und die Erstellung der Tagesordnung sind ein Workflow (kann zeitlich getrennt erfolgen, aber die beiden Schritte des Prozesses sind verknüpft und bleiben verknüpft.
   3. Kein zusätzliches Programm (wenn integriert), single sign on
   4. Vorlagen von Tagesordnungen, damit Qualitätssicherung und Zeitgewinn
   5. Automatisch rechnende Tagesordnungen
   6. Tagesordnungen, die den heutigen Komfort bieten = Drag & Drop horizontal und vertikal
   7. Volltextsuche über Protokolle und Tagesordnungen – «über dieses Thema haben wir doch schon mal gesprochen, wann war das nur …?»
   8. Die Erfahrung zeigt, dass Mitarbeiter mit rethink!meeting 5 mal schneller sind, als mit dem herkömmlichen Vorgehen.

Fasst man den Nutzen der 4 Ebenen zusammen ergibt sich folgendes Bild:

1. rethink!meeting gibt Menschen und Unternehmen Zeit zurück. Zeit, die sie für die Gestaltung ihrer Zukunft dringend benötigen.
2. rethink!meeting bietet Unternehmen eine ausserordentlich wirksame Plattform ihre Kultur aus eigener Kraft nachhaltig von innen in realen Führungssituationen weiter zu entwickeln.
3. rethink!meeting bietet Unternehmen eine einzigartige Möglichkeit mehr und anderes aus 40-70% der Zeit Ihrer Mitarbeiter und Führungskräfte zu machen.
4. Unternehmen werden wirksamer, schneller und umsetzungsstärker.
5. Menschen werden wirksamer, schneller und zufriedener.

rethink!meeting ist eine Lösung der rethink!management AG.rethink!management ist eine Gruppe von Top Executives und Senior Advisern, die Ihre Kunden in Strategie, Organisation, Management und Transformation unterstützen.

30.07.2020 – 0 Kommentare
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